Các module cơ bản

Liệt kê Module

Quản trị kế hoạch

Tổng quan:

• Lập kế hoạch là khâu rất quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh; nó giúp các nhà quản lý định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm quản lý kế hoạch sẽ hỗ trợ người quản lý lập ra những kế hoạch hoạt động phù hợp với khả năng và nhu cầu của doanh nghiệp. Đồng thời giúp họ có thể so sánh hoạt động thực tế với kế hoạch đưa ra nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.

Bao gồm kế hoạch mục tiêu (hàng năm, dài hạn) và kế hoạch thực hiện (hàng kỳ):

• Kế hoạch tổng quan: Doanh thu, chi phí
• Kế hoạch bán hàng – phải thu
• Kế hoạch mua hàng – phải trả
• Kế hoạch vốn bằng tiền
• Kế hoạch hàng tồn kho
• Kế hoạch chi phí giá thành
• Kế hoạch nhân sự, tiền lương

Quản lý điều hành – tác nghiệp

Quản lý theo quy trình

Tổng quan:

• Quản lý điều hành là việc căn cứ vào tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp để đưa ra các quyết định trong kinh doanh. Việc sử dụng phần mềm cho quản lý điều hành là dựa vào các báo cáo đưa ra trong phần mềm nhằm phục vụ cho việc ra quyết định và đánh giá việc thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp trong một kỳ kinh doanh nhất định.

Quản lý tiến trình sản xuất kinh doanh:

• Quản lý thông tin khách hàng – Quản lý hợp đồng
• Cân đối nguồn lực
• Quản lý mua hàng
• Quản lý hàng tồn kho
• Quản lý sản xuất và tính giá thành sản phẩm
• Quản lý bán hàng

Các phân hệ quản lý khác:

• Quản lý nhân sự tiền lương
• Quản lý tài liệu

Cân đối nguồn lực

Tổng quan:

• Để đáp ứng nhu cầu đơn hàng dựa trên thông tin về năng lực và nguồn lực hiện có của doanh nghiệp (lượng hàng tồn, định mức, máy móc thiết bị, nhân công cùng một số yếu tố khác…), chương trình sẽ hoạch định ra nguồn lực tối ưu nhất cho sản xuất. BOM (Bill of material) cung cấp thông tin hữu ích kịp thời, giúp tận dụng tốt các nguồn lực, đảm bảo tối ưu hóa các hoạt động trong chuỗi cung ứng (Supply change).

Những điểm chính:

Đầu vào của BOM dựa trên thông tin về năng lực và nguồn lực hiện có của doanh nghiệp:

• Lập đơn hàng đặt ra nhu cầu: mặt hàng, số lượng, thời gian giao hàng
• Khai báo định mức vật tư, nguyên vật liệu và các yếu tố sản xuất khác (nhân công, sản xuất chung) trong kết cấu sản phẩm của từng công đoạn sản xuất cùng tỷ lệ hao hụt (nếu có).
• Thời gian chờ mua, chờ sản xuất cho từng sản phẩm, công đoạn (list time); đây là cơ sở tính toán tổng thời gian sản xuất so với ngày dự kiến giao hàng.
• Dựa trên khả năng đáp ứng của kho đến thời điểm sản xuất: tồn kho thực tế của thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên vật liệu; tính toán đến các lệnh sản xuất đang thực hiện và kế hoạch đã được xác nhận.
• Dựa trên năng lực sản xuất thực tế (nhân lực, máy móc thiết bị…) cùng các yếu tố khác (văn hóa vùng miền, thời tiết…)

Chương trình sẽ hoạch định ra nguồn lực tối ưu nhất cho sản xuất thông qua trả lời các câu hỏi:

• Doanh nghiệp có đủ năng lực đáp ứng nhu cầu đơn hàng không?
• Nguyên vật liệu cần cho sản xuất là bao nhiêu ? Cần mua thêm bao nhiêu và khi nào cần mua ?
• Các yếu tố nhân lực, máy móc thiết bị và các yếu tố khác ?

• → Từ đó làm cơ sở cho việc thiết lập nhu cầu mua hàng và lập kế hoạch sản xuất theo tổ, đội, phân xưởng …

Dựa trên thông tin về năng lực và nguồn lực hiện có của Doanh nghiệp, BOM sẽ hoạch định ra nguồn lực tối ưu nhất cho quá trình sản xuất.

Ngoài ra chương trình có khả năng xử lý linh hoạt các vấn đề khác liên quan:

• Huỷ đơn hàng
• Khách hàng đặt thêm hàng
• Sản xuất theo lô, mẻ
• Sản xuất đáp ứng nhu cầu tối thiểu của kho
• …

Quy trình mua hàng

Tổng quan:

• Phân hệ quản lý mua hàng​ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khâu trong quy trình mua hàng bắt đầu từ nhu cầu mua hàng đến lập kế hoạch, cập nhật báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng mua, phiếu nhập mua đồng thời quản lý công nợ chi tiết cho từng nhà cung cấp, từng hợp đồng, đơn hàng mua một cách đầy đủ và chính xác.

Những điểm chính:

• Lập và in đề nghị mua hàng, đơn hàng mua, phiếu nhập mua, chi phí vận chuyển – dịch vụ, phiếu chi trả nhà cung cấp, phiếu bù trừ công nợ theo quy trình.
• Phân bổ chi phí mua, chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu cho các mặt hàng (theo giá trị / số lượng).
• Theo dõi, hạch toán tự động tính thuế GTGT, thuế tiêu thụ, thuế nhập khẩu theo tờ khai hải quan.
• Giám sát công nợ phải trả nhà cung cấp theo nhiều tiêu thức khác nhau (hóa đơn, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, nhân viên, …)
• Bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp cũng như giữa các đối tượng quản lý chi tiết khác như nhân viên, bộ phận, sản phẩm, hợp đồng…
• In báo cáo: Báo cáo lựa chọn nhà cung cấp, Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào, Tổng hợp nhập kho, Tổng hợp vận chuyển bốc dỡ lắp đặt hàng mua, Theo dõi đơn hàng mua, Báo cáo thời hạn giao hàng theo đơn hàng mua…

Hình 1. Quy trình nghiệp vụ mua hàng

Những điểm nổi bật:

• Phân tích mua hàng theo nhiều tiêu chí (nhà cung cấp, nhân viên mua, lô hàng, bộ phận, hình thức mua, mặt hàng, đơn hàng…)
• So sánh các chỉ tiêu phân tích mua hàng giữa kế hoạch và thực hiện, giữa kỳ này với kỳ trước, cùng kỳ năm trước.
• Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng, hợp đồng mua (giao hàng đúng lượng, đúng hạn).
• Phân tích tuổi nợ. Tự động theo dõi hạn thanh toán hoặc do người dùng định nghĩa, tính toán tuổi nợ trong hạn, quá hạn, khó đòi; khai báo và tính toán lãi trước hạn, lãi quá hạn cho từng kỳ hạn nợ.
• Tích hợp với hệ thống mã vạch. Có khả năng lấy dữ liệu từ các hệ thống khác như file excel, máy chấm công, trạm cân điện tử, phần mềm quản lý khác …
• Lưu các thông tin khác trên chứng từ thông qua việc attach, download các file tài liệu đính kèm.
• Mở rộng các danh mục, các tiện ích, cảnh báo và báo cáo theo đặc thù từng doanh nghiệp.

Báo cáo của chương trình phân tích số liệu mua hàng theo nhiều tiêu chí như nhà cung cấp, bộ phận, nhân viên, vật tư, lô hàng . . .

Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng mua trên từng vật tư cả về mặt lượng và thời hạn giao hàng.

Quy trình quản lý kho

Tổng quan:

• Phân hệ quản lý hàng tồn kho cung cấp một bức tranh toàn cảnh về tình hình nhập xuất tồn kho tại công ty, hỗ trợ tối đa mục tiêu kiểm soát và giảm thiểu tiền chết tại kho thông qua việc thống kê chính xác, tối ưu về hạn mức kho cũng như thời gian lưu kho.

Những điểm chính:

• Lập và in Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất lắp ráp và Phiếu nhập thành phẩm trực tiếp trên phần mềm.
• Quản lý vật tư theo nhiều đơn vị tính, bao gồm các đơn vị tính quy đổi (Thùng-Chai, Hộp – Viên – Kg…) và đơn vị tính không quy đổi (tấm gỗ – m3..), lưu hệ số quy đổi theo hai cách từ đơn vị gốc về quy đổi hoặc từ quy đổi về đơn vị gốc.
• Quản lý việc cho phép/không cho phép xuất hàng âm; cảnh báo xuất âm, xuất vượt mức tồn kho tối thiểu.
• Tự động tính giá vốn của hàng xuất theo nhiều phương pháp khác nhau: Đích danh, giá trung bình tháng, trung bình thời điểm, nhập trước xuất trước; theo từng kho hoặc không theo kho. Xử lý bài toán làm tròn 10/3 khi tính giá vốn trong trường hợp lượng hết, tiền còn.
• Xử lý các trường hợp tính giá vốn quay vòng, áp giá vốn tự động khi xuất lắp ráp, xuất điều chuyển kho, xuất chuyển đơn vị chi nhánh khác…
• Các báo cáo thống kê: Bảng kê phiếu nhập/phiếu xuất/hóa đơn.., Thẻ kho, Bản đồ kho, In mã vạch, In Palet, Tổng hợp nhập xuất tồn, Báo cáo quản trị kho, Báo cáo tồn kho theo kho, Tồn kho theo thời gian, Báo cáo so sánh vật tư xuất thực tế so với định mức…

Hình 2 : Quy trình nhập kho

Hình 3 : Quy trình xuất kho

Những điểm nổi bật:

• Thống kê số liệu nhập xuất tồn theo nhiều chiều quản lý như: kho, vị trí trong bản đồ kho, palet, lô, ngành hàng, mặt hàng, chi tiết mã hàng, mã hàng đại diện cũng như các đối tượng quản lý khác.
• Phân tích tuổi kho: Căn cứ vào các phiếu nhập xuất, chương trình xử lý và tính toán tuổi kho theo phương pháp FIFO cho từng vật tư. Mức tuổi kho do người dùng tự định nghĩa (< 30 ngày, 30-60 ngày, 60-90 ngày, > 90 ngày…)
• So sánh các chỉ tiêu phân tích kho giữa kế hoạch và thực hiện, giữa kỳ này với kỳ trước, cùng kỳ năm trước.

• Cập nhật kiểm kê định kỳ, tự động tạo các phiếu xuất khi có giá trị kiểm kê.
• Phát hiện và cảnh báo các lỗi logic lệch số liệu giữa kho và kế toán, lỗi logic kho vì lý do tăng/giảm không cùng đối tượng quản lý…
• Tích hợp với hệ thống mã vạch. Có khả năng lấy dữ liệu từ các hệ thống khác như file excel, máy chấm công, trạm cân điện tử, phần mềm quản lý khác…
• Lưu các thông tin khác trên chứng từ thông qua việc attach, download các file tài liệu đính kèm.

Quy trình sản xuất và tính giá thành sản phẩm

Tổng quan:

• Quản lý đầy đủ các khâu trong quy trình sản xuất từ Lập đơn hàng sản xuất (Lệnh sản xuất, Hướng dẫn sản xuất) → Xuất/Nhập kho nguyên vật liệu → Nhập thành phẩm hoàn thành → Tính giá thành sản phẩm. Công tác kiểm soát chặt chẽ, thống kê tức thời và việc tính chính xác giá thành sản phẩm sẽ giúp nhà quản trị chủ động điều hành và ra quyết định sản xuất kinh doanh.

Những điểm chính:

Quy trình sản xuất

• Lập và in Đơn hàng sản xuất, Phiếu xuất kho nguyên vật liệu, Phiếu nhập kho nguyên vật liệu thừa, Phiếu nhập thành phẩm theo quy trình.
• Quản lý thông tin sản xuất chi tiết từng ngày, từng ca làm việc, từng công đoạn sản xuất…
• Tích hợp với hệ thống mã vạch. Có khả năng lấy dữ liệu từ các hệ thống khác như file excel, máy chấm công, trạm cân điện tử, phần mềm quản lý khác…
• Theo dõi và đánh giá tỷ lệ hỏng, hủy, hao hụt trong quá trình thống kê sản xuất.
• Theo dõi tiến độ nhập thành phẩm so với đơn hàng sản xuất (hoàn thành đúng sản lượng, đúng thời hạn).
• So sánh các chỉ tiêu phân tích sản xuất giữa kế hoạch và thực hiện, giữa kỳ này với kỳ trước, cùng kỳ năm trước.
• In báo cáo: Báo cáo nhu cầu vật tư, Tổng hợp nhập – xuất kho, Báo cáo so sánh vật tư xuất thực tế và định mức, Bảng kê theo đơn hàng sản xuất, Báo cáo thời hạn giao hàng theo đơn hàng…

Chứng từ trong quy trình được lập và in trên phần mềm. Người dùng cũng có thể tùy chỉnh thêm trước khi in thông qua các tham số mở rộng đã được chương trình khai báo sẵn.

Các dạng biểu đồ của Google thích hợp với báo cáo so sánh chỉ tiêu phân tích sản lượng nhập kho giữa kế hoạch và thực hiện, giữa kỳ này kỳ truớc, cùng kỳ năm truớc . . .

Tính giá thành sản phẩm

• Đối với doanh nghiệp áp dụng bài toán giá thành sản xuất, chương trình cho phép tính giá thành theo cả 2 phương pháp truyền thống và kế hoạch:

* Tính giá thành theo phương pháp truyền thống:

• Thực hiện lần lượt qua các bước từ tập hợp và phân bổ chi phí đến đánh giá dở dang cuối kỳ và tính giá thành.
• Tập hợp và phân bổ chi phí: Chi phí được tập hợp tự động từ các phân hệ kế toán khác, trên cơ sở phát sinh trực tiếp cho từng sản phẩm, công đoạn hoặc phân bổ chi phí chung cho các sản phẩm, công đoạn theo nhiều tiêu thức (định mức, hệ số, tỷ lệ, doanh thu, giá bán, số lượng sản phẩm hoàn thành…)
• Giá trị dở dang cuối kỳ được xác định theo nhiều phương pháp: Chi phí nguyên vật liệu phát sinh, Số lượng sản phẩm dở dang quy tương đương, Dở dang trên dây chuyền…
• Giá thành được tính trên từng sản phẩm, từng công đoạn, từng yếu tố; ngoài ra có thể trên từng bộ phận, lô sản xuất… Từ đó giá thành đơn vị được tính và cập nhật cho các phiếu nhập thành phẩm, phiếu xuất bán và xuất kho thành phẩm công đoạn.

Giá thành được tính trên từng sản phẩm, công đoạn, yếu tố trên cơ sở chi phí dở dang đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và dở dang cuối kỳ

* Tính giá thành theo phương pháp kế hoạch:

• Theo phương pháp này, giá thành sản phẩm được tính trên cơ sở chi phí và sản lượng theo kế hoạch. Kế hoạch chi phí và sản lượng được xây dựng trước khi bước vào sản xuất trên cơ sở giá thành thực tế kỳ trước và dự toán chi phí kỳ kế hoạch.
• Các bước thực hiện tính toán tương tự như phương pháp giá thành truyền thống. Tuy nhiên giá thành kết chuyển vào các sản phẩm chỉ lấy theo chi phí trong kế hoạch đặt ra. Phần chi phí vượt hạn mức theo kế hoạch được kết chuyển thẳng sang tài khoản giá vốn (6322).

• Trong thực tế:
• Khi áp dụng giá thành sản xuất doanh nghiệp có thể phát sinh các bài toán khác như: thăng cấp, hạ cấp, sản phẩm hỏng, không có sản phẩm hoàn thành trong kỳ, dở dang đầu kỳ trên từng yếu tố sản xuất khác nhau… Chương trình sẽ có phương án xử lý hiệu quả cho những bài toán thực tế trên.
• Các báo cáo:
• Phân tích giá thành, Báo cáo cân đối các yếu tố trong giá thành,  Phân tích giá thành theo năm, Phân tích giá thành theo tháng, Báo cáo chi phí dở dang, Báo cáo hiệu quả sử dụng nguồn lực, Báo cáo so sánh giá thành thực tế và định mức…

Chương trình cho phép điều chỉnh số lượng SP phân bổ thay cho số lượng SP hoàn thành để xử lý trường hợp trong kỳ có chi phí phát sinh nhưng không có SP hoàn thành

• 
• Đối với doanh nghiệp áp dụng bài toán giá thành dịch vụ, sản phẩm là dự án/công trình/dịch vụ.
• Chi phí phát sinh được tập hợp tự động từ các phân hệ kế toán khác bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung.
• Chi phí được tập hợp trực tiếp cho từng dự án/công trình hoặc tập hợp chung rồi phân bổ cho các dự án/công trình theo nhiều tiêu thức (tỷ lệ, hệ số…)
• Kết chuyển giá vốn cuối kỳ: Chương trình sẽ tự động kết chuyển giá vốn cho những công trình/dịch vụ/vụ việc có doanh thu. Người dùng có thể chỉ định việc có/không kết chuyển, hoặc kết chuyển một phần theo phần trăm lợi nhuận, chi phí; Ngoài ra chương trình cho phép thay đổi tỷ lệ kết chuyển khác nhau trên từng khoản mục phí thuộc mỗi công trình để phản ánh đúng nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp.
• In báo cáo: Báo cáo quyết toán công trình, Bảng kê chứng từ theo sản phẩm công trình, Bảng cân đối sản phẩm công trình, Bảng tổng hợp chi phí dự án và nhu cầu sử dụng vốn của dự án, Báo cáo kết quả kinh doanh theo công trình (dịch vụ)…

Chương trình cho phép lựa chọn kết chuyển 1 phần chi phí dự án/công trình theo tỷ lệ doanh thu, chi phí. Tỷ lệ này có thể khác nhau theo từng khoản mục phí để phản ánh đúng thực tế của doanh nghiệp.

Báo cáo quyết toán công trình phân tích doanh thu, chi phí, giá trị dở dang, lãi lỗ trên từng hạng mục/công trình, chi tiết đến từng khoản mục.

Quy trình bán hàng

Tổng quan:

• Quản lý đầy đủ các khâu trong quy trình bán hàng từ Báo giá → Đơn hàng → Xuất hàng → Hóa đơn → Thanh toán. Trợ giúp cho bộ phận kinh doanh – bán hàng, bộ phận kế toán theo dõi quản lý doanh thu và các khoản nợ một cách kịp thời, chính xác. Cung cấp nhiều tiêu chí phân tích bán hàng giúp nhà quản trị có cái nhìn đa chiều về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Những điểm chính:

• Lập và in báo giá, đơn hàng, hóa đơn, phiếu hàng bán bị trả lại, phiếu thu tiền hàng theo quy trình.
• Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng, hợp đồng bán (giao hàng đúng lượng, đúng hạn).
• Khai báo tự động tính và định khoản thuế GTGT đầu ra, thuế TTĐB và tự động tính toán tiền chiết khấu bán hàng, giảm giá.
• Thiết lập và quản lý chính sách bán lẻ: chiết khấu, chương trình khuyến mại, quà tặng,… chi tiết tới từng vùng địa bàn, khách hàng, mặt hàng…
• Xây dựng phương án giá bán linh hoạt theo: mặt hàng, khách hàng, vùng/địa bàn, hình thức bán buôn/bán lẻ… Cho phép khai báo biên độ của giá bán, so sánh phân tích giá bán thực với giá bán niêm yết.
• Giám sát công nợ phải thu của khách hàng theo nhiều tiêu thức khác nhau (hóa đơn, khách hàng, hợp đồng, nhân viên,…). Bù trừ công nợ giữa các khách hàng cũng như giữa các đối tượng quản lý chi tiết khác như nhân viên, bộ phận, sản phẩm, hợp đồng…
• In báo cáo: Phân tích bán hàng, Sổ chi tiết bán hàng, Báo cáo so sánh giá thực với bảng giá, Theo dõi đơn hàng bán, Báo cáo thời hạn giao hàng theo đơn hàng bán…

Hình 4. Quy trình nghiệp vụ bán hàng

Những điểm nổi bật:

• Quản lý việc cho phép/không cho phép xuất hàng âm; cảnh báo xuất âm, xuất vượt mức tồn kho tối thiểu.
• Tự động tính giá vốn của hàng xuất theo nhiều phương pháp khác nhau: đích danh, giá trung bình tháng, trung bình thời điểm, nhập trước xuất trước; theo từng kho hoặc không theo kho. Xử lý bài toán làm tròn 10/3 khi tính giá vốn trong trường hợp lượng hết, tiền còn.
• Xử lý các trường hợp tính giá vốn quay vòng, áp giá vốn tự động khi xuất lắp ráp, xuất điều chuyển kho, xuất chuyển cho đơn vị chi nhánh khác…

• Phân tích doanh số bán hàng theo mô hình cột, dòng với các tiêu chí lựa chọn đa dạng: Vùng miền, bộ phận, nhân viên, mặt hàng, giờ, ngày, tháng… cũng như các tiêu thức quản lý mở rộng khác.
• Tối ưu hóa hiệu quả trong công tác bán hàng, hỗ trợ nhân viên bán hàng có thể vừa nghe điện thoại của khách vừa kiểm tra được thông tin từ hệ thống thông qua các tiện ích: xem tồn kho tức thời của mặt hàng, tìm kiếm mặt hàng thay thế, ước tính giá bán dựa trên giá nhập đầu vào…

• Phân tích lãi lỗ bán hàng chi tiết đến từng mặt hàng, bao gồm lãi gộp và lãi cuối cùng sau khi tính toán phân bổ doanh thu, chi phí khác.
• So sánh các chỉ tiêu phân tích bán hàng giữa kế hoạch và thực hiện, giữa kỳ này với kỳ trước, cùng kỳ năm trước.
• Tính toán khả năng chiếm dụng vốn của khách hàng với đơn vị. Cảnh báo số nợ vượt hạn mức tín dụng cho phép.
• Phân tích tuổi nợ. Tự động theo dõi hạn thanh toán hoặc người dùng định nghĩa, tính toán tuổi nợ trong hạn, quá hạn, khó đòi; Cho phép khai báo và tính toán lãi trước hạn, lãi quá hạn cho từng kỳ hạn nợ.

• Tích hợp với hệ thống mã vạch. Có khả năng lấy dữ liệu từ các hệ thống khác như file excel, máy chấm công, trạm cân điện tử, phần mềm quản lý khác …
• Lưu các thông tin khác trên chứng từ thông qua việc attach, download các file tài liệu đính kèm.
• Mở rộng các danh mục, các tiện ích, cảnh báo và báo cáo theo đặc thù từng doanh nghiệp.

Quy trình bán lẻ

Tổng quan:

• Quản lý đầy đủ các khâu trong quy trình bán lẻ tại các cửa hàng, quầy hàng… nhằm giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống phân phối bán lẻ các sản phẩm hàng hóa của đơn vị. Các giao dịch bán hàng, thanh toán được thực hiện nhanh chóng, tiện lợi cùng những tính năng hạch toán kế toán tự động sẽ hỗ trợ giảm thiểu tối đa thao tác thực hiện của các bộ phận liên quan.

Những điểm chính:

• • Khai báo và quản lý hàng hóa theo mã vạch, theo serial, hình ảnh… Lập và in mã vạch từ phần mềm.
  • Lập và in các giao dịch hóa đơn bán lẻ (tự tính tiền hàng theo giá bán lẻ, lấy chiết khấu… Ghi nhận tiền khách hàng trả và tiền phải trả lại khách hàng).
  • Thiết lập và quản lý chính sách bán lẻ: giảm giá, chiết khấu, tặng quà, thẻ tích điểm… tới từng khách hàng, mặt hàng, nhóm hàng.
  • Thanh toán bằng nhiều cách (Tiền mặt, Thẻ ngân hàng…). Tự động hạch toán phiếu kế toán (phiếu thu, báo có ngân hàng).
  • Quản lý lượng hàng theo từng kho, điểm bán hàng. Theo dõi việc điều chuyển hàng hóa giữa các kho, các điểm bán hàng.
  • Lập và in báo cáo doanh số bán lẻ, Báo cáo tổng hợp và chi tiết về hàng xuất (theo ngày, nhân viên, nhóm khách hàng…).

Hình 1. Quy trình nghiệp vụ bán lẻ

Hình 2. Giao diện của hóa đơn bán lẻ

Hình 3. Tiện ích nhập liệu trên hóa đơn bán

Hình 4. Tự động tạo chứng từ thanh toán sau khi bán hàng</p

Hình 5. In hóa đơn bán lẻ

Quy trình quản lý lô đơn hàng

Tổng quan:

• Khái niệm lô được sử dụng để định nghĩa cho một hay nhiều đơn hàng bán ở mọi khâu trong chuỗi sản xuất. Luồng thông tin theo lô nhằm trả lời các câu hỏi của khách hàng về tình trạng đơn hàng: Đơn hàng đã thực hiện đến đâu ? Câu trả lời từ hệ thống thông tin quản lý lô đơn hàng:

Đang thực hiện trong quy trình mua :

• + Nguyên vật liệu chưa về đến kho
  + Nguyên vật liệu đã về đến kho

Đang thực hiện trong quy trình sản xuất :

• + Đã xuất nguyên vật liệu, đang sản xuất
  + Đã nhập kho thành phẩm

Đang thực hiện trong quy trình bán :

• + Đã lập phiếu bán hàng
  + Hàng đang nằm trên kho đi đường

Quản lý thông tin khách hàng

Những điểm nổi bật:

Quản lý thông tin khách hàng:

• Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email, quy mô công ty…
• Thông tin các đối tác đại diện của khách hàng.

Theo dõi tình trạng khách hàng:

• Chưa có nhu cầu/Tiềm năng/Đang chăm sóc/Dự kiến ký/Đã ký…
• Nhân viên marketing/Nhân viên kinh doanh phụ trách…

Quản lý hợp đồng

Tổng quan:

• Cập nhật, lưu trữ thông tin về khách hàng, về các hợp đồng mua, hợp đồng bán… trên một hệ thống mở; cho phép người dùng có thể tra cứu, tìm kiếm các thông tin một cách thuận tiện, nhanh chóng cũng như hỗ trợ công tác thống kê, phân tích, đánh giá một cách khoa học và hiệu quả.

Những điểm chính:

Quản lý hợp đồng:

• Mã hợp đồng, Số file lưu trữ, Ngày ký hợp đồng, Giá trị hợp đồng trước/sau thuế, Giá trị hoa hồng…
• Phụ lục hợp đồng, Chi tiết hàng hóa theo hợp đồng, Điều khoản thanh toán của hợp đồng…

• Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, Tiến độ thanh toán theo từng điều khoản của hợp đồng…

Quản lý hợp đồng bao gồm các thông tin căn bản sẵn có và các thông tin mở rộng (định dạng kiểu ngày, kiểu ký tự và kiểu số) cho phép người dùng có thể tự định nghĩa bằng cách click đúp chuột để khai báo lại tiêu đề.

Những điểm nổi bật:

• Truy xuất thông tin quản lý hợp đồng một cách đa chiều thông qua các điều kiện lọc, gom nhóm theo nhiều tiêu chí như trạng thái, khách hàng, bộ phận, nhân viên thực hiện,… cùng các chỉ tiêu mở rộng khác do người dùng tự định nghĩa.
• Lưu các thông tin khác trên quản lý hợp đồng thông qua việc attach, download các file hình ảnh, tài liệu đính kèm.

Truy xuất thông tin trên quản lý hợp đồng một cách đa chiều thông qua các điều kiện lọc, gom nhóm theo nhiều tiêu chí như trạng thái, khách hàng, bộ phận, nhân viên thực hiện, các loại ngày tháng…

• Kết nối phân hệ quản lý công việc: Khai báo lịch làm việc chi tiết cho từng hợp đồng, bộ phận, nhân viên; thiết lập chế độ cảnh báo nhắc việc linh hoạt; lấy thông tin tự động từ phiếu công việc lưu thành giao dịch trên quản lý hợp đồng, làm cơ sở phân tích đánh giá năng suất, hiệu quả công việc của nhân viên.
• In báo cáo: Bảng kê theo dõi hợp đồng mua/bán, Sổ tổng hợp công nợ phải thu/phải trả theo hợp đồng, Sổ tổng hợp tài khoản theo hợp đồng, Báo cáo giá trị sản lượng thực hiện theo hợp đồng, Theo dõi thanh toán theo từng điều khoản hợp đồng,…

Quản lý nhân sự – tiền lương

Tổng quan:

• Phân hệ quản lý nhân sự – tiền lương hỗ trợ các công việc như tuyển dụng, đào tạo, theo dõi quá trình công tác, đánh giá nhân sự… đồng thời tính toán chi tiết các khoản lương, thưởng, bảo hiểm, thuế thu nhập cho từng cá nhân, cung cấp thông tin hữu ích giúp người quản trị có cái nhìn tổng thể về tình hình nhân sự cũng như đánh giá chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

Những điểm chính:

Những điểm chính:

• Quản lý tuyển dụng

• + Lập kế hoạch tuyển dụng gồm các thông tin về nhu cầu tuyển dụng, thời gian, bộ phận yêu cầu, vị trí, số lượng cần tuyển…
• + Quản lý thông tin các ứng viên: sơ yếu lý lịch, quá trình học tập công tác, kỹ năng kinh nghiệm…
• + Lập lịch thi tuyển, phỏng vấn các ứng viên chi tiết theo từng vị trí tuyển dụng, từng vòng thi tuyển…
• + Lưu kết quả thi tuyển, cập nhật trạng thái các hồ sơ trúng tuyển, các hồ sơ hủy, loại hoặc có thể sử dụng khi cần tuyển gấp..
• + Tự động cập nhật toàn bộ thông tin ứng viên sang thông tin nhân viên mới với những hồ sơ trúng tuyển.
• + Báo cáo thống kê, phân tích tình hình tuyển dụng (số lượng hồ sơ ứng viên, số lượng đạt, số lượng ứng tuyển theo vị trí…).

Quy trình tuyển dụng được thực hiện đầy đủ trên phần mềm với nhiều chỉ tiêu quản lý thích hợp cho đặc thù của từng đơn vị

• Quản lý đào tạo

• + Lập kế hoạch đào tạo bao gồm các thông tin: nhu cầu đào tạo, nội dung, hình thức, đơn vị đào tạo, chi phí đào tạo phát sinh…
• + Theo dõi quản lý chi tiết các khóa đào tạo, đối chiếu trạng thái, kết quả đào tạo với kế hoạch… Tự động cập nhật thông tin về quá trình và kết quả đào tạo vào hồ sơ nhân viên.
• + Báo cáo thống kê đào tạo: Số lượng nhân viên tham gia từng khóa, Số lượng đạt, số lượng không đạt khi kết thúc khóa đào tạo…

• Quản lý quá trình công tác

• + Cập nhật hồ sơ nhân viên: Sơ yếu lý lịch, học vấn, kinh nghiệm …
• + Theo dõi hợp đồng lao động cho từng nhân viên: hợp đồng thử việc, chính thức, hợp đồng theo kỳ hạn …
• + Cập nhật các thông tin thay đổi trong quá trình làm việc: Luân chuyển bộ phận đơn vị, khen thưởng kỷ luật, đánh giá hàng kỳ …
• + Báo cáo thống kê, tổng hợp nhân sự theo các tiêu thức tùy chọn (bộ phận, giới tính, độ tuổi, hợp đồng, …), phân tích đánh giá xếp hạng nhân viên theo nhiều chỉ tiêu khác nhau.

• Quản lý tiền lương

• + Khai báo linh hoạt kỳ tính lương, giờ tính lương, ngày nghỉ lễ, nghỉ phép…
• + Tự động lấy dữ liệu từ máy chấm công, hoặc chấm công trên phần mềm, cho phép điều chỉnh dữ liệu chấm công.
• + Áp dụng đa dạng các hình thức tính lương: lương theo sản phẩm, theo giờ công,.. dữ liệu có thể kế thừa từ các phần hành kế toán và quản lý khác.
• + Khai báo linh hoạt, mềm dẻo các tham số lương và công thức tính phù hợp với cơ chế lương của từng đơn vị.

• + Tính lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm, thuế thu nhập cho từng nhân viên và tự động hạch toán các khoản đó theo từng bộ phận, nhân viên ứng với khoản mục phí khác nhau.
• + Báo cáo lương: Bảng lương tổng hợp, chi tiết, bàng quyết toán lương sản phẩm, bảng thanh toán lương chuyển qua ngân hàng, thông báo lương qua mail, bảng kê thuế TNCN, tờ khai thuế TNCN…

Những điểm nổi bật:

• Cho phép tra cứu, tìm kiếm thông tin nhân viên một cách dễ dàng, nhanh chóng.
• Thiết lập cảnh báo đa dạng và linh hoạt: Cảnh báo nhân viên có sinh nhật trong tháng, nhân viên sắp hết hạn hợp đồng lao động, nhân viên có xếp hạng thấp trong nhiều kỳ liên tiếp…
• Lưu các thông tin khác trong phân hệ quản lý nhân sự tiền lương thông qua việc attach, download các file tài liệu, hình ảnh đính kèm.

Thiết lập các cảnh báo đa dạng, linh hoạt với nhiều chế độ nhắc nhở như khi chạy báo cáo, khi đăng nhập phần mềm hay trực tiếp qua mail…

• Khai báo bảng lương khác nhau cho từng đơn vị chi nhánh, cho phép copy khai báo giữa các đơn vị.
• Cho phép tạo bảng lương mới từ bảng lương tháng trước, sau đó điều chỉnh hợp lý với tình hình thực tế tháng này.
• Mở rộng các danh mục, các tiện ích, cảnh báo và báo cáo theo đặc thù từng doanh nghiệp.

Các thông tin quản lý nhân sự trên phần mềm đều có tính mở, cho phép người dùng có thể tùy chỉnh dễ dàng theo đặc thù quản lý của doanh nghiệp.

Quản lý tài liệu

Tổng quan:

• Quản lý tài liệu là một module mới trên Meliasoft2016 giúp cho việc quản lý, theo dõi công văn đi/công văn đến cũng như lưu trữ, chia sẻ thông tin và tài liệu, văn bản trên phần mềm.

Những điểm chính:

Quản lý công văn đi/công văn đến:

• Số công văn, loại công văn, ngày phát hành, đơn vị phát hành, ngày có hiệu lực, ngày hết hiệu lực
• Nội dung trích yếu, file văn bản đính kèm…

Quản lý file tài liệu, văn bản

• Thư mục chứa file, các thư mục theo dạng forder của Window
• Các chức năng: Tải lên (Attach File); Tải về (Download File)
• Các chức năng: Gửi đến (Send to), Chuyển tiếp (Forward), Rời đến (Move to)
• Lưu lại các thông tin khác liên quan file tài liệu như các giao dịch, comment…

Những điểm nổi bật:

• Tính toán khoảng thời gian tải lên, tải về file tài liệu một cách tương đối à Hoạt động và thao tác tương tự như việc tải lên, tải về trong Google, Mail.
• Lưu nhật ký tải file: Các thông tin ngày, giờ cập nhật file, người gửi file, người nhận file, những user đã đọc…

• Lưu các file đang tải dở dang do sự cố mất điện, mất mạng…, khi lựa chọn tải tiếp chương trình sẽ tự động ghi tiếp file chứ không tải lại từ đầu, giảm thiểu tối đa thời gian khi thực hiện tính năng này.
• Lọc, sắp xếp, tìm kiếm các file văn bản theo nhiều tiêu thức như chưa đọc, đã đọc, đã gửi, đã nhận, người gửi file, người nhận file, đường dẫn lưu file, dung lượng file,…
• Sẵn sàng kết nối với các module quản lý khác: Quản lý hợp đồng, Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý giao việc,…