Trang chủ › Phân hệ › Quản lý mua hàng

Phần mềm quản lý mua hàng

Phần mềm quản lý mua hàng là phân hệ trong ERP MELIASOFT — Đề nghị mua, báo giá nhà cung cấp, đơn mua, theo dõi giao hàng, công nợ phải trả. Mua đúng lượng, đúng giá; kiểm soát hạn mức.

Màn hình Mua hàng theo trọn vòng: kế hoạch mua, mua từ ai, mua gì nhiều, nợ nhà cung cấp bao nhiêu và bao lâu, đơn mua có về đúng hạn và đề nghị của bộ phận được đáp ứng nhanh hay chậm.

Bài toán doanh nghiệp gặp

Mua thừa, mua thiếu, giá không kiểm soát.

Chức năng chính

• Đề nghị mua, báo giá nhà cung cấp
• Đơn mua, theo dõi giao hàng
• Phải trả nhà cung cấp

Quy trình

1. Đề nghị mua
2. So báo giá
3. Duyệt đơn mua
4. Nhận hàng, thanh toán

Lợi ích

• Kế hoạch mua so thực hiện theo tháng
• Tỷ trọng nhà cung cấp, top nhà cung cấp và vật tư — đàm phán đúng chỗ
• Công nợ và tuổi nợ phải trả, ưu tiên thanh toán hợp lý
• Tiến độ đơn mua → nhập kho, cảnh báo đơn quá hạn
• Luồng đề nghị mua → đặt hàng → nhập, đo thời gian đáp ứng

Ai dùng

Phòng mua hàng, kho, kế toán

Kết nối với

• Phần mềm quản lý kho
• Công nợ

AI hỗ trợ

đang phát triển / theo yêu cầu

Màn hình thật trên MLS Điều hành

Ảnh chụp dashboard demo, số liệu mô phỏng, đã che tên doanh nghiệp.

Kế hoạch mua hàng – thực hiện

Ý nghĩa: Giá trị mua vào từng tháng so với kế hoạch mua đã duyệt — mua đúng nhu cầu, không chạy theo đơn gấp, không ôm hàng.

Cách tính: % thực hiện = Giá trị mua thực tế ÷ Kế hoạch mua cùng tháng; lũy kế = tổng từ đầu năm.

Cách đọc: Mua vượt kế hoạch nhiều tháng liền có thể do giá tăng hoặc mua dự trữ; mua thấp hơn kế hoạch xa có thể dẫn tới thiếu vật tư.

Ngưỡng tốt / xấu: 90–110% kế hoạch: tốt; > 120%: kiểm tra tồn kho và lý do; < 80%: kiểm tra tiến độ sản xuất / bán hàng.

Quyết định: Điều chỉnh kế hoạch mua quý sau, chốt hợp đồng khung khi giá thuận lợi, giảm mua khi tồn cao.

Ai dùng: Trưởng phòng mua hàng, Giám đốc sản xuất, Giám đốc tài chính.

Giá trị mua theo tháng và tỷ trọng nhà cung cấp

Ý nghĩa: Mua bao nhiêu, đang nợ nhà cung cấp bao nhiêu, mua từ bao nhiêu nơi — và có đang phụ thuộc một vài nhà cung cấp hay không.

Cách tính: Mua vào = giá trị phiếu nhập mua trong kỳ; Phải trả = dư Có 331 cuối kỳ; tỷ trọng nhà cung cấp = giá trị mua từ nhà cung cấp ÷ tổng mua.

Cách đọc: Biểu đồ tròn có một lát chiếm quá nửa là dấu hiệu phụ thuộc; cột tháng tăng đột biến cần đối chiếu với kế hoạch sản xuất.

Ngưỡng tốt / xấu: Một nhà cung cấp > 40% giá trị mua với vật tư chính: cần nguồn thay thế. Phải trả > 2 tháng mua hàng: kiểm tra khả năng thanh toán.

Quyết định: Tìm nhà cung cấp thứ hai, đàm phán chiết khấu theo sản lượng, cân đối lịch thanh toán.

Ai dùng: Trưởng phòng mua hàng, Giám đốc tài chính.

Top nhà cung cấp và vật tư mua nhiều nhất

Ý nghĩa: Ai là nhà cung cấp lớn nhất và vật tư nào chiếm nhiều tiền nhất — tập trung đàm phán vào đúng nơi tạo ra phần lớn chi phí mua.

Cách tính: Phát sinh phải trả = tổng ghi Có 331 cho nhà cung cấp trong kỳ; vật tư xếp theo giá trị nhập mua.

Cách đọc: Quy luật 80/20: vài vật tư đầu bảng thường chiếm phần lớn giá trị — mỗi 1% giảm giá ở đây có tác động lớn nhất.

Ngưỡng tốt / xấu: Top 5 vật tư > 60% giá trị mua: ưu tiên hợp đồng khung có điều khoản giá.

Quyết định: Đàm phán giá năm, đấu thầu lại vật tư lớn, gom đơn để được chiết khấu.

Ai dùng: Trưởng phòng mua hàng, Giám đốc tài chính.

Công nợ phải trả nhà cung cấp

Ý nghĩa: Đầu kỳ nợ bao nhiêu, mua chịu thêm bao nhiêu, đã trả bao nhiêu, cuối kỳ còn bao nhiêu — và nợ ai nhiều nhất.

Cách tính: Phải trả cuối kỳ = Đầu kỳ + Phát sinh tăng (mua chịu) − Đã trả / giảm nợ (thanh toán, trả lại hàng, chiết khấu).

Cách đọc: Cuối kỳ tăng dần qua các tháng: đang dùng vốn của nhà cung cấp nhiều hơn — tốt cho dòng tiền nhưng rủi ro uy tín nếu quá hạn.

Ngưỡng tốt / xấu: Số ngày phải trả bình quân 30–60 ngày là phổ biến; > 90 ngày hoặc có nhà cung cấp quá hạn: nguy cơ bị cắt hàng.

Quyết định: Ưu tiên trả nhà cung cấp chiến lược, đàm phán giãn hạn, tận dụng chiết khấu thanh toán sớm.

Ai dùng: Kế toán công nợ, Giám đốc tài chính, mua hàng.

Tuổi nợ phải trả theo nhà cung cấp

Ý nghĩa: Dư nợ từng nhà cung cấp chia theo tuổi: trong hạn, quá hạn đến 3 tháng, 3–6 tháng, trên 6 tháng — biết khoản nào phải trả trước.

Cách tính: Tuổi nợ tính từ hạn thanh toán (ngày chứng từ + số ngày được nợ); mỗi cột = phần dư nợ thuộc nhóm tuổi đó.

Cách đọc: Nhà cung cấp có số ở cột quá hạn là nơi có rủi ro bị dừng giao hàng hoặc tính lãi chậm trả.

Ngưỡng tốt / xấu: Phần quá hạn > 20% tổng phải trả: cần lịch thanh toán cụ thể. Khoản phải trả quá 1 năm không giao dịch: rà soát, xử lý.

Quyết định: Lập kế hoạch chi theo tuần, thương lượng gia hạn, xử lý số dư treo lâu năm.

Ai dùng: Kế toán công nợ, Giám đốc tài chính.

Tiến độ đơn hàng mua → nhập kho

Ý nghĩa: Đơn mua đã đặt có về đúng hạn không: bao nhiêu phần trăm giá trị đã nhập, bao nhiêu đơn quá hạn chưa về.

Cách tính: % nhập = Giá trị đã nhập kho ÷ Giá trị đặt hàng. Đơn quá hạn = đơn còn hàng chưa nhập mà đã qua hạn nhận.

Cách đọc: Khoảng cách giữa cột đặt và cột nhập theo tháng là hàng nhà cung cấp còn nợ; biểu đồ tròn cho tỷ lệ đúng hạn / trễ / quá hạn.

Ngưỡng tốt / xấu: Nhập đúng hạn ≥ 90%: tốt; < 75%: nhà cung cấp không đáng tin cậy hoặc kế hoạch đặt quá sát.

Quyết định: Nhắc nhà cung cấp trễ, chuyển đơn sang nguồn khác, đặt sớm hơn cho vật tư hay trễ.

Ai dùng: Mua hàng, kho, kế hoạch sản xuất.

Đề nghị mua → đặt hàng → nhập kho

Ý nghĩa: Theo dõi trọn luồng từ khi bộ phận đề nghị mua tới khi vật tư về kho — phòng mua đáp ứng nhanh hay chậm.

Cách tính: % đã đặt = dòng đề nghị đã lên đơn mua ÷ tổng dòng đề nghị; % đã nhập = dòng đã về kho ÷ tổng; Thời gian = số ngày bình quân từ đề nghị tới nhập.

Cách đọc: Luồng đáp ứng cho thấy phần đề nghị đang tắc ở khâu nào: chưa đặt, đã đặt chưa về, hay đã về.

Ngưỡng tốt / xấu: Thời gian đề nghị → nhập ≤ 7 ngày với vật tư thông dụng: tốt; đề nghị quá hạn chưa đáp ứng tăng: sản xuất có nguy cơ dừng.

Quyết định: Ưu tiên xử lý đề nghị quá hạn, chuẩn hoá danh sách nhà cung cấp cho vật tư thường xuyên, đặt tồn an toàn.

Ai dùng: Trưởng phòng mua hàng, các bộ phận đề nghị, Giám đốc sản xuất.

Câu hỏi thường gặp

Xem bản tương tác trên trang chủ →

Liên hệ tư vấn · Xem giải pháp tổng thể · Tất cả phân hệ · Giải pháp theo ngành