Trang chủ › Phân hệ › Quản lý hợp đồng

Phần mềm quản lý hợp đồng

Phần mềm quản lý hợp đồng là phân hệ trong ERP MELIASOFT — Hợp đồng mua, bán, dịch vụ; tiến độ thực hiện, thanh toán, nghiệm thu, bảo lãnh. Không sót hạn thanh toán, gia hạn.

Phân hệ Quản lý hợp đồng gom mọi hợp đồng mua, bán, dịch vụ: giá trị, tiến độ thực hiện, lịch thanh toán từng đợt, hợp đồng sắp hết hạn. Danh sách hợp đồng là ảnh mô phỏng; tuổi nợ dùng màn hình công nợ thật.

Bài toán doanh nghiệp gặp

Quên hạn thanh toán, gia hạn, bảo lãnh của hợp đồng.

Chức năng chính

• Hợp đồng mua, bán, dịch vụ
• Tiến độ thực hiện, thanh toán
• Nghiệm thu, bảo lãnh (đang phát triển / theo yêu cầu)

Quy trình

1. Nhập hợp đồng
2. Gắn chứng từ thực hiện
3. Theo dõi hạn thanh toán
4. Thanh lý

Lợi ích

• Hợp đồng mua, bán, dịch vụ với % thực hiện và % thanh toán
• Nhắc hợp đồng sắp hết hạn để gia hạn hoặc thanh lý
• Lịch thanh toán theo đợt, cảnh báo đợt quá hạn
• Nghiệm thu, bảo lãnh (dựng theo yêu cầu)

Ai dùng

Kinh doanh, mua hàng, kế toán

Kết nối với

• Công nợ
• Phần mềm quản lý mua hàng
• Phần mềm quản lý bán hàng

AI hỗ trợ

đang phát triển / theo yêu cầu

Màn hình thật trên MLS Điều hành

Ảnh chụp dashboard demo, số liệu mô phỏng, đã che tên doanh nghiệp.

Danh sách hợp đồng mua, bán, dịch vụ

Ý nghĩa: Mọi hợp đồng ở một nơi: đối tác, giá trị, thời hạn, đã thực hiện bao nhiêu, đã thanh toán bao nhiêu.

Cách tính: % thực hiện = Giá trị đã giao / nghiệm thu ÷ Giá trị hợp đồng. % thanh toán = Đã thu (hoặc đã trả) ÷ Giá trị hợp đồng. Giá trị thực hiện lấy từ hoá đơn, phiếu nhập gắn số hợp đồng.

Cách đọc: % thanh toán thấp hơn nhiều so với % thực hiện ở hợp đồng bán là đang cho khách nợ; ở hợp đồng mua thì ngược lại là mình đang ứng trước.

Ngưỡng tốt / xấu: Chênh lệch % thực hiện − % thanh toán > 20 điểm ở hợp đồng bán: cần thu tiền; hợp đồng quá hạn chưa thanh lý: rà soát.

Quyết định: Đôn đốc thu theo điều khoản, thanh lý hợp đồng đã xong, gia hạn hoặc đàm phán lại.

Ai dùng: Ban giám đốc, pháp chế, kinh doanh, mua hàng, kế toán công nợ.

Hợp đồng sắp hết hạn

Ý nghĩa: Nhắc trước các hợp đồng sắp hết hạn để kịp gia hạn, thanh lý hoặc thu nốt tiền — không để hợp đồng tự hết hiệu lực khi còn nghĩa vụ dở dang.

Cách tính: Sắp hết hạn = ngày hết hạn trong 30 ngày tới. Nghĩa vụ còn lại = Giá trị hợp đồng − Đã thực hiện; tiền còn phải thu / trả = Giá trị đã thực hiện − Đã thanh toán.

Cách đọc: Thẻ đỏ: còn nghĩa vụ lớn mà sắp hết hạn; cam: cần gia hạn hoặc thanh lý; xanh: đã xong, chỉ cần thanh lý.

Ngưỡng tốt / xấu: Hợp đồng còn < 15 ngày mà còn nghĩa vụ > 20% giá trị: xử lý ngay.

Quyết định: Ký phụ lục gia hạn, thanh lý hợp đồng, thu nốt công nợ, đàm phán hợp đồng mới.

Ai dùng: Pháp chế, kinh doanh, mua hàng, ban giám đốc.

Tiến độ thanh toán theo hợp đồng

Ý nghĩa: Mỗi hợp đồng có lịch thanh toán theo đợt (tạm ứng, theo giai đoạn, bảo hành); theo dõi đợt nào đã thu, đợt nào đến hạn, đợt nào quá hạn.

Cách tính: Đợt đến hạn = điều kiện thanh toán đã đạt (giao hàng, nghiệm thu) và ngày đến hạn ≤ hôm nay. Quá hạn = đến hạn mà chưa thu đủ. Tiền thu được khớp vào đợt theo số hợp đồng.

Cách đọc: Sơ đồ bước cho biết hợp đồng đang ở đợt nào; bảng liệt kê từng đợt, số tiền, hạn và trạng thái.

Ngưỡng tốt / xấu: Đợt quá hạn > 15 ngày: gửi thông báo; > 45 ngày: tạm dừng giao tiếp và tính lãi chậm trả theo hợp đồng.

Quyết định: Gửi đề nghị thanh toán đúng lúc, tạm dừng giao hàng khi khách chậm trả, đề nghị ngân hàng thực hiện bảo lãnh nếu cần.

Ai dùng: Kế toán công nợ, kinh doanh, giám đốc tài chính.

Tuổi nợ phải thu — trong hạn, quá hạn, khó đòi

Ý nghĩa: Chia dư nợ theo độ "già": trong hạn, quá hạn đến 3 tháng, 3–6 tháng, khó đòi 6–12 tháng, trên 1 năm.

Cách tính: Số ngày quá hạn = Hôm nay − (Ngày hoá đơn + Số ngày được nợ). Nợ khó đòi = phần quá hạn từ 6 tháng.

Cách đọc: Biểu đồ tuổi nợ: phần xanh (trong hạn) càng lớn càng tốt; phần đỏ (khó đòi) cần trích lập dự phòng.

Ngưỡng tốt / xấu: Quá hạn ≤ 10% tổng phải thu: tốt; 10–25%: cần chiến dịch thu; > 25%: rủi ro dòng tiền. Có nợ trên 1 năm: xem xét khởi kiện / xoá nợ.

Quyết định: Ưu tiên thu nhóm quá hạn ngắn trước khi thành khó đòi; trích lập dự phòng theo quy định; ngừng bán chịu khách có nợ khó đòi.

Ai dùng: Kế toán trưởng, kế toán công nợ, Giám đốc kinh doanh.

Tuổi nợ theo từng khách hàng

Ý nghĩa: Danh sách từng khách với dư nợ chia theo tuổi — biết chính xác gọi ai trước.

Cách tính: Mỗi cột = phần dư nợ của khách thuộc nhóm tuổi đó; Hạn (ngày) = số ngày được nợ theo hợp đồng.

Cách đọc: Khách có số ở cột khó đòi là ưu tiên số một; khách có quá hạn ≤ 3 tháng lớn là ưu tiên số hai.

Ngưỡng tốt / xấu: Khách có > 30% dư nợ ở nhóm quá hạn: ngừng bán chịu cho tới khi thanh toán.

Quyết định: Phân công gọi điện / gặp trực tiếp, gửi thư nhắc nợ, đối chiếu công nợ, thoả thuận lịch trả.

Ai dùng: Kế toán công nợ, nhân viên bán hàng.

Câu hỏi thường gặp

Xem bản tương tác trên trang chủ →

Liên hệ tư vấn · Xem giải pháp tổng thể · Tất cả phân hệ · Giải pháp theo ngành