Trang chủ › Phân hệ › Quản trị điều hành, tác nghiệp

Phần mềm quản trị điều hành, tác nghiệp

Phần mềm quản trị điều hành, tác nghiệp là phân hệ trong ERP MELIASOFT — Giao việc, quy trình, luồng phê duyệt, KPI, tin nhắn nội bộ, họp trực tuyến, tài liệu và kho ảnh. Không còn “người nhớ việc”; việc trễ hiện ngay cho lãnh đạo.

Phân hệ Quản trị điều hành – tác nghiệp là nơi cả công ty làm việc hằng ngày: giao việc và theo dõi hạn, duyệt đề nghị, nhắn tin, họp trực tuyến, lưu tài liệu – hình ảnh, kiểm soát ai được làm gì và ai đã làm gì. Dưới đây là từng màn hình thật trên MLS Điều hành.

Bài toán doanh nghiệp gặp

Việc giao bằng lời, qua tin nhắn rời rạc; lãnh đạo không biết việc nào trễ, ai đang quá tải.

Chức năng chính

• Giao việc, hạn hoàn thành, người phối hợp
• Luồng phê duyệt chứng từ, đề nghị
• Tin nhắn nội bộ, họp trực tuyến có biên bản
• Kho tài liệu và kho ảnh
• KPI và năng suất nhập liệu theo người

Quy trình

1. Lãnh đạo giao việc, gắn hạn
2. Người nhận cập nhật tiến độ, đính kèm kết quả
3. Hệ thống nhắc việc sắp trễ
4. Lãnh đạo duyệt và đánh giá

Lợi ích

• Giao việc có hạn, người phối hợp; đo tỷ lệ hoàn thành đúng hạn theo bộ phận và từng người
• Luồng phê duyệt đề nghị, chứng từ theo hạn mức — không còn trình ký giấy
• Tin nhắn nội bộ và họp trực tuyến có lịch, biên bản — thông tin công việc không thất lạc
• Kho ảnh, tài liệu tập trung theo mã, dùng lại khi báo giá, kiểm kê
• Phân quyền chi tiết và nhật ký thao tác — kiểm soát nội bộ chặt chẽ

Ai dùng

Ban Giám đốc, trưởng bộ phận, toàn bộ nhân viên

Kết nối với

• Phần mềm báo cáo điều hành – BI
• Phần mềm nhân sự – tiền lương

AI hỗ trợ

Trợ lý AI tóm tắt cuộc họp thành biên bản, dịch tin nhắn đa ngôn ngữ.

Màn hình thật trên MLS Điều hành

Ảnh chụp dashboard demo, số liệu mô phỏng, đã che tên doanh nghiệp.

Giao việc và hiệu quả hoàn thành

Ý nghĩa: Toàn bộ công việc đã giao trong kỳ: bao nhiêu việc, xong bao nhiêu, đúng hạn bao nhiêu và đang có việc nào trễ — lãnh đạo nhìn một lần là biết bộ máy chạy nhanh hay chậm.

Cách tính: Tỷ lệ hoàn thành = Việc đã xong ÷ Tổng việc được giao. Đúng hạn = Việc xong trước hoặc bằng hạn ÷ Việc đã xong. Đang quá hạn = việc chưa xong mà đã qua hạn. Thời gian xử lý TB = bình quân (ngày xong − ngày giao).

Cách đọc: Biểu đồ theo thời gian: cột "hoàn thành" bám sát cột "giao mới" là bộ máy theo kịp; đường "quá hạn" đi lên là việc đang dồn ứ. Biểu đồ tròn cho biết tỷ lệ việc mới / đang làm / xong / quá hạn.

Ngưỡng tốt / xấu: Đúng hạn ≥ 85%: tốt; 70–85%: cần nhắc; < 70%: cần xem lại cách giao việc, hạn hoặc nguồn lực. Việc quá hạn > 10% tổng việc đang mở: cảnh báo.

Quyết định: Dồn nguồn lực cho bộ phận đang quá tải, đặt lại hạn thực tế hơn, nhắc trực tiếp người có nhiều việc trễ.

Ai dùng: Tổng giám đốc, trưởng phòng, thư ký điều hành.

Luồng phê duyệt chứng từ và đề nghị

Ý nghĩa: Đề nghị mua, đề nghị thanh toán, tạm ứng, chứng từ chi đi qua các bước duyệt; người duyệt thấy ngay việc chờ mình, người đề nghị biết hồ sơ đang nằm ở đâu.

Cách tính: Mỗi hồ sơ có chuỗi bước (người lập → trưởng bộ phận → kế toán trưởng → giám đốc) theo hạn mức số tiền. Thời gian chờ = thời điểm hiện tại − thời điểm hồ sơ đến bước đó.

Cách đọc: Các ô trên cùng đếm hồ sơ chờ duyệt, quá hạn duyệt, đã duyệt và bị trả lại; bảng liệt kê từng hồ sơ, bước hiện tại và số giờ đã chờ.

Ngưỡng tốt / xấu: Hồ sơ chờ quá 24 giờ ở một bước: nhắc tự động; quá 48 giờ: báo lên cấp trên. Tỷ lệ trả lại > 15%: hồ sơ lập chưa đủ, cần hướng dẫn lại.

Quyết định: Uỷ quyền duyệt khi vắng mặt, điều chỉnh hạn mức duyệt theo cấp, chuẩn hoá mẫu đề nghị để giảm trả lại.

Ai dùng: Giám đốc, kế toán trưởng, trưởng bộ phận, người lập đề nghị.

Tin nhắn nội bộ

Ý nghĩa: Nhắn tin trong công ty ngay trên phần mềm điều hành: trao đổi một – một, gửi ảnh, file, ghi âm, vị trí, hẹn lịch — không phải dùng ứng dụng chat cá nhân, thông tin công việc không thất lạc.

Cách tính: Danh sách bên trái lấy từ người dùng của hệ thống; mỗi tin lưu kèm người gửi, thời điểm, tệp đính kèm. Kho "My Documents" là chỗ tự gửi cho mình để lưu tài liệu.

Cách đọc: Cột trái là danh bạ nội bộ theo chức danh; khung giữa là nội dung trò chuyện; thanh công cụ phía dưới gắn ảnh, file, ghi âm, vị trí, lịch hẹn.

Ngưỡng tốt / xấu: Mọi trao đổi giao việc, duyệt chứng từ nên đi qua kênh nội bộ; nếu nhân viên vẫn gửi file công việc qua ứng dụng cá nhân là dấu hiệu rủi ro rò rỉ dữ liệu.

Quyết định: Chuẩn hoá kênh liên lạc nội bộ, quy định lưu chứng từ, hình ảnh hiện trường vào đúng hội thoại công việc.

Ai dùng: Toàn bộ nhân viên, trưởng bộ phận, ban giám đốc.

Họp trực tuyến có biên bản

Ý nghĩa: Mở phòng họp video ngay trong hệ thống, mời người theo danh bạ nội bộ; cuộc họp được ghi biên bản để giao việc tiếp theo.

Cách tính: Mỗi phòng có mã riêng; người được mời vào bằng tài khoản của mình. Biên bản lưu nội dung chính, kết luận và việc được giao kèm hạn.

Cách đọc: Khung xem trước kiểm tra camera, micro trước khi vào; nút "Vào phòng họp" tạo phòng mới hoặc nhập mã phòng được mời.

Ngưỡng tốt / xấu: Cuộc họp nào cũng nên kết thúc bằng biên bản có người chịu trách nhiệm và hạn; họp không có kết luận là họp lãng phí.

Quyết định: Họp giao ban từ xa giữa các chi nhánh, chuyển kết luận họp thành công việc theo dõi trên màn hình Công việc.

Ai dùng: Ban giám đốc, trưởng bộ phận, chi nhánh ở xa.

Đặt lịch họp

Ý nghĩa: Hẹn trước cuộc họp: chọn thời lượng, mời người hoặc nhóm; người được mời nhận lịch và nhắc giờ.

Cách tính: Lịch họp = thời điểm bắt đầu + thời lượng (30 phút đến 3 giờ). Danh sách mời lấy từ người dùng nội bộ.

Cách đọc: Chọn thời lượng ở hàng nút trên, đánh dấu người tham dự trong danh sách bên dưới rồi lưu lịch.

Ngưỡng tốt / xấu: Họp giao ban nên cố định giờ và ngắn (30 phút); họp trên 2 giờ nên chia nội dung.

Quyết định: Lên lịch giao ban định kỳ, họp xử lý sự cố, họp với chi nhánh mà không cần gọi điện từng người.

Ai dùng: Thư ký điều hành, trưởng bộ phận, ban giám đốc.

Kho tài liệu và kho ảnh

Ý nghĩa: Ảnh mặt hàng, công cụ dụng cụ, tài sản cố định lưu tập trung theo mã — ai cần cũng tìm được, dùng lại khi báo giá, kiểm kê, đào tạo.

Cách tính: Mỗi ảnh gắn với một mã trong danh mục; ô "1/10" là số ảnh đã có trên số ảnh tối đa của mã đó. Dòng thống kê đếm số mã đã có ảnh trên tổng số mã.

Cách đọc: Chọn nhóm (vật tư – hàng hoá, công cụ dụng cụ, tài sản cố định) ở thanh trên; lưới ảnh hiện mã, tên, số ảnh; bấm vào ảnh để xem lớn hoặc tải thêm.

Ngưỡng tốt / xấu: Tỷ lệ mã có ảnh ≥ 90% là tốt; mã bán chạy, tài sản giá trị lớn mà chưa có ảnh nên bổ sung trước.

Quyết định: Giao người phụ trách bổ sung ảnh còn thiếu, dùng ảnh chuẩn khi gửi báo giá và đối chiếu kiểm kê tài sản.

Ai dùng: Kinh doanh, thủ kho, kế toán tài sản, marketing.

Nhật ký thao tác người dùng

Ý nghĩa: Ghi lại ai đã làm gì, lúc nào, trên trang nào, bằng thiết bị nào — căn cứ để kiểm soát nội bộ và truy vết khi số liệu bị sửa.

Cách tính: Mỗi lần đăng nhập, xem, thêm, sửa, xoá, xuất dữ liệu sinh một dòng nhật ký gồm thời gian, người dùng, hành động, trang, chi tiết, thiết bị và địa chỉ truy cập.

Cách đọc: Đọc từ trên xuống theo thời gian mới nhất; cột Hành động cho biết loại thao tác, cột Chi tiết cho biết đối tượng bị tác động.

Ngưỡng tốt / xấu: Thao tác xoá, xuất dữ liệu ngoài giờ làm việc hoặc từ thiết bị lạ là dấu hiệu cần kiểm tra ngay.

Quyết định: Thu hồi quyền tài khoản bất thường, nhắc nhở người thao tác sai quy trình, dùng làm bằng chứng khi đối chiếu sai lệch.

Ai dùng: Ban giám đốc, kiểm soát nội bộ, quản trị hệ thống.

Người dùng và phân quyền

Ý nghĩa: Mỗi người chỉ thấy và làm đúng phần việc của mình: quyền xem, thêm, sửa, xoá, in, xuất, nhập Excel, chia sẻ theo từng màn hình.

Cách tính: Quyền = vai trò (Ban giám đốc, kế toán, kinh doanh, kho…) cộng phần điều chỉnh riêng từng người; tài khoản quản trị bị khoá không cho xoá.

Cách đọc: Khung trái đặt mật khẩu mặc định cho người dùng mới; khung phải liệt kê tài khoản, vai trò và trạng thái hoạt động / khoá.

Ngưỡng tốt / xấu: Không ai ngoài ban giám đốc có quyền xoá chứng từ đã duyệt; tài khoản nghỉ việc phải khoá trong ngày.

Quyết định: Phân quyền theo nguyên tắc tối thiểu, khoá tài khoản nhân viên nghỉ, rà soát quyền định kỳ hằng quý.

Ai dùng: Quản trị hệ thống, ban giám đốc.

Câu hỏi thường gặp

Xem bản tương tác trên trang chủ →

Liên hệ tư vấn · Xem giải pháp tổng thể · Tất cả phân hệ · Giải pháp theo ngành